情感指数

有效商务写作：提升情感指数，让”别人”变成”自己人”

句子 1：”我们很高兴地宣布，本实验室的新设施将对外开放，随时准备承接各类微生物实验。”

V.S.

句子 2：”现在，您可以更加迅捷地完成微生物实验，并获得更高的实验精确度—我们的新设施对外开放了，随时准备为您服务。”

不知道你有没有看出这两句话的区别？他们在内容上是一模一样的，但是读者读过之后的反应确是大相径庭。

这就是《有效商务写作》中给我们提供的另一个高级技巧— 情感指数。

情感指数高的文稿，将更多的重心放在读者，而非作者自己。

我们可以通过简单地计算文本中主语词的数量，来对比情感指数：你、你们、您等词，每出现一个记1分，我、我们等词记-1 分。

	句子 1	句子 2
面向读者	0	2
面向作者	2	1
情感指数	-2	1

试着再默读这两个句子，第一句一上来就用了一个老套的开头，把注意力集中在写作者，也就是公司之上—“我们很高兴地宣布”，而改写后的句子一开始就点出了客户可以获得的利益：”您可以更加迅捷地完成微生物实验。”是否感受到了第二句话传递的强大影响力？

增强情感指数的三种方法

1. 有意识地活用代词：

要表达对读者重视的最简单方法，就是使用”你”和”您”。当聚光灯转向读者的时候，你自然会关注他们所看中的利益，前文所述案例是一个很好的例子。

2. 描述共同利益

确保正“情感指数”的另一种方法是提及一些与读者共有的特定利益、活动或者经历。例如，不要说“本公司很高兴地宣布，XX 平台将在本周三完成升级，届时所有与课程相关的讨论将可更加方便高效。”，而说”同学们，告诉大家一个好消息，本周三我们将完成 XX 平台的升级，届时大家关于课程的讨论将变得更加方便高效。”，”同学们”的提法就代表着一种共有利益。

想一想你和读者有什么相同的地方。你们是同一团队或小组的成员吗?你曾同他们一起去用钓鱼吗?他们对电脑升级产品感兴趣吗?不管这些共有的兴趣、活动或者经历是什么，找出一两个写进文章中去，就会增强文章的感染力。

3. 直呼其名

引用读者的姓名是提升”情感指数”的一个好方法，一般来说，我们都会在信件的开头用到对方的姓名(例如：王老师、小陈、Dear George)，也可以尝试在信件结尾应用(例如：李先生，再次感谢您的帮助)。

但是，在书信或其他沟通形式的正文里引用任人名，就要谨慎一些了。在正文中加进人名会使文章显得过于亲昵，甚至有卑躬屈膝之嫌，这是要不得的。这里的关键是要拿捏语气，你可以通过朗读你的文章，就像是在同读者对话，如果读起来比较顺畅，那就八九不离十了。

除了直接引用单个人名之外，还有一种方法，那就是称呼一个种类，比如一个工作头衔，一个身份认同，特别适用于一对多的沟通情境，例如：”工作五年以上的同事们，需要更新一下自己的个人信息表。”

4. 使用祈使句

以动词做句子开头，即采用祈使语气的写作技巧可以有力地表达自己的观点，其中暗含的主语是代词“你”。例如：

“（你）快来参加我们的活动吧。”
“请(你)今天给 XX 打个电话吧。”
“每年核查一下征信状况（对你来说）非常重要”

对读者的暗指是一种灵活，有效的技巧，能帮助你提高“情感指数”。

使用多种方法以提高“情感指数”

正的“情感指数”能够确保你的写作以读者利益为导向，并对读者给予充分的重视。你可以使用上述提到技巧中的任何一种，也可以混合使用多种技巧。

例如，《有效商务写作》书中提到了这样一个例子：

下面一份备忘录是紧急呼救热线的行政主管玛丽·乔(Mary Jo)发给热线的志愿者的，请注意其中对 4 种技巧的结合使用。玛丽·乔用到了代词，提及了共同利益，尝试以工作头衔称呼读者，也使用了对读者的暗指。

Dear Volunteers:(亲爱的志愿者们:)

It’s easy to skip paperwork. Caring people like you, people who volunteer for work on a hot line, are there to do the work-to provide the kindness callers need. When we ask you to use forms and fill out reports, we know it’s hard for you to muster enthusiasm.

要从文书工作中解脱出来并非难事。富有爱心的你们，志愿参加到热线服务中来，辛勤地工作— 为呼救者提供友善的帮助。当然，我们了解，你们使用表格，填写报告的时候，很难提起热情来。

Good news! Volunteers report that the new log sheets are easy to complete. Sure, there are growing pains, and we need to work out a few bugs, but all in all the forms are doing what we need them to do: track calls and provide broad statistical data.

不过有个好消息!志愿者们汇报说新的日志表格很好填。当然，改进过程中存在着不少困难，而我们需要找出其中的不足，但总的来说，这些表格还是如我们所愿地发挥着作用:跟踪电话来源并提供基本的统计数据。

You have been terrific in your openness to change and in your support in helping us achieve this quality objective that has been essential to the program’s success. Any questions? Please call me directly. And again, thank you, thank you.

你们善于面对变化，并为帮助我们达到质量目标提供了鼎力的支持，这对整个项目的成功至关重要。有问题请直接打电话给我。还有，再一次谢谢你们，谢谢你们。

Warmly, Mary Jo(玛丽·乔)

这份备忘录读起来不错吧! 清晰，乐观，重视读者。

练习起来

计算下面这段通知的情感指数：

Hi，同学，本周将正式开启第二部分的学习。经过上周的学习，你对 Python 已经有了大体的了解，这周你将深入 Web 领域，探究如何快速搭建一个自己的网站。你将学习基础的 HTML 语言以及最流行的 Django 建站框架。快去解锁第二章，领取任务，继续战斗吧！
修改下面这封邮件，使其情感指数更高：

嗨，xx:

在昨天的电话会议上，我因为没有及时了解到 ABC 公司的最新信息，在会议上当场被顾客责问，十分尴尬。我们必须马上处理这些事情，这非常非常重要。

首先，ABC 公司认为，我有必要与你保持更为有效的沟通与协调，使他们不必对同一件事情进行反复说明。这句话对我来说，是个不小的刺激，你我的确应该密切关注他们的情况。

其次，我希望你让我及时了解工作中每一阶段的最新信息。我希望是从你那里而不是客户那里听到最新信息。